Inviter les participantes et participants

Avant la rencontre

Les gens qui ont participé à la préparation d’une rencontre connaissent sa pertinence et saisissent l’importance que les personnes invitées soient présentes. Pourquoi? Tout simplement parce qu’ils ont franchi différentes étapes de réflexion et de décision qui leur ont permis d’avoir une vision précise de la rencontre à venir. Afin que les personnes invitées saisissent elles aussi la pertinence de leur présence, il est essentiel qu’elles comprennent très bien la vision et les résultats souhaités.

Que l’on parle d’une courte animation plus informelle ou d’une longue rencontre avec de nombreux partenaires, l’invitation demeure très importante. Celle-ci peut être faite par un simple courriel ou par une lettre plus formelle.

Bien que l’invitation serve à nommer les éléments logistiques d’une rencontre (date, heure, lieu), elle devrait être maximisée afin de nommer les éléments suivants :

  • Le défi en jeu (s’il y en a un);
  • Les résultats attendus;
  • Les raisons justifiant l’importance de la présence de chacune des personnes invitées;
  • L’esprit dans lequel se déroulera la rencontre (ex. : ouverture, transparence, respect);
  • L’apport attendu des participantes et participants.

Une invitation bien construite permet aux participantes et participants d’arriver avec des attentes justes et de sentir qu’ils pourront apporter une réelle contribution. 

L’invitation est le début de la mobilisation!

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